Kako formatirati in napisati preprosto poslovno pismo

Ljudje pišejo poslovna pisma in e-poštna sporočila iz različnih razlogov, kot so zahtevanje informacij, izvajanje transakcij, zavarovanje zaposlitve ipd. Učinkovita poslovna korespondenca mora biti jasna in jedrnata, spoštljiva v tonu in pravilno oblikovana. Z razčlenitvijo poslovnega pisma na njegove osnovne sestavne dele se lahko naučite, kako učinkovito komunicirati in izboljšati svoje sposobnosti pisatelja.

Običajno poslovno pismo vsebuje tri razdelke, uvod, besedilo in zaključek.

1. Uvod: V uvodu je navedeno, koga pisatelj nagovarja. Če pišete nekomu, ki ga ne poznate ali ste se srečali le na kratko, bo uvod lahko tudi kratek razlog, zakaj pišete. Običajno je uvod dolg le stavek ali dva.
2. Telo: V besedilu pisem je vaše podjetje. Ta odsek je lahko kratek od nekaj stavkov ali več odstavkov. Vse je odvisno od stopnje podrobnosti, ki je potrebna za opis predmeta.
3. Sklep: Zaključek je zadnji del, v katerem boste pozvali k nadaljnjim ukrepanjem. To je lahko priložnost, da se osebno pogovarjate, zahtevate dodatne informacije ali izvedete transakcijo. Tako kot uvod bi moral biti ta del več kot stavek ali dva in mora biti jasno od osebe, ki bere vaše pismo.
   instagram viewer

Ton uvoda je odvisen od vašega odnosa do prejemnika pisma. Če se nagovarjate s tesnim prijateljem ali poslovnim kolegom, je uporaba njihovega imena sprejemljiva. Če pa pišete nekomu, ki ga ne poznate, je najbolje, da ga v pozdravu nagovorite formalno. Če ne veste imena osebe, ki ji pišete, uporabite njihov naslov ali splošno obliko naslova.

Nekaj ​​primerov:

• Spoštovani kadrovski direktor
• Spoštovani gospod ali gospa
• Spoštovani dr., G., Gospa, ga. (Priimek)
• Dragi Frank (uporabite to, če je oseba tesni poslovni stik ali prijatelj)

Pisanje določeni osebi je vedno prednostno. Na splošno uporabite g., Ko v pozdravu nagovarjate moške in gospe za ženske. Uporabite naziv zdravnika samo za tiste iz medicinske stroke. Medtem ko morate poslovno pismo vedno začeti z besedo "Spoštovani," je to možnost za poslovna e-poštna sporočila, ki so manj formalna.

Če pišete nekomu, ki ga ne poznate ali ste se srečali le mimogrede, boste morda želeli slediti pozdravu, tako da navedete nekaj konteksta, zakaj se obrnete na to osebo.

Nekaj ​​primerov:

• Glede na vaš oglas v Timesu ...
• Včeraj spremljam naš telefonski klic.
• Hvala za vaše pismo z dne 5. marca.

Večina poslovnega pisma je v telesu. Tu pisatelj navede svoj razlog za to. Na primer:

• Pišem v poizvedovati o položaju, objavljenem v The Daily Mail.
• Pišem, da potrdim podatke o pošiljki po naročilu št. 2346.
• Želim se opravičiti za težave, ki ste jih imeli prejšnji teden v naši poslovalnici.

Ko navedete splošni razlog za pisanje svojega poslovnega pisma, uporabite dodatne informacije pri organu. Na primer, lahko stranki pošljete pomembne dokumente za podpis, se opraviči stranki za slabo storitev, ki zahtevajo informacije od vira ali kakšnega drugega razloga. Ne glede na razlog, ne pozabite uporabiti vljudnega in vljudnega jezika.

Na primer:

• Hvaležen bi bil, da se bom naslednji teden srečal z vami.
• Bi morda imeli čas za a sestanek naslednji teden?
• Vesel bi bil, da bi vam v prihodnjem mesecu ogledal naš objekt.
• Na žalost bomo morali sejo preložiti na 1. junij.
• V prilogi boste našli kopijo pogodbe. Prosimo, da podpišete, kjer je navedeno.

Običajno je, da v besedilu pisma navedete svoje podjetje, nekaj zaključnih pripomb. To je vaša priložnost, da okrepite svoj odnos s prejemnikom in to bi moral biti le stavek.

• Če nam lahko pomagamo, se obrnite še enkrat.
• Če imate kakršna koli vprašanja, me pokličite.
• Zapiranje lahko uporabite tudi, če želite zahtevati ali ponuditi prihodnji stik z bralcem.
• Veselim se, da se bom kmalu oglasila.
• Prosim, obrnite se na mojega pomočnika, da dogovorite termin.

Končna stvar, ki jo potrebujejo vsa poslovna pisma, je pozdrav, s katerim se poslovite od bralca. Tako kot v uvodu, kako pišete pozdrav bo odvisno od vašega odnosa do prejemnika.

Za stranke, pri katerih niste z imenom, uporabite:

• S spoštovanjem (če ne veste imena osebe, ki ji pišete)
• S spoštovanjem, (če veste ime osebe, ki ji pišete

Če uporabljate ime, uporabite:

• Najboljše želje (če ste znanci)
• Lep pozdrav ali spoštovanje (če je oseba tesna prijateljica ali stik)

Vzorčno poslovno pismo