V nekem trenutku nas večina naredi telefonski klic v oddelek za storitve strankam podjetja. Ne glede na to, ali želite oddati naročilo ali pritožbo, oporekati strošku ali postaviti vprašanje, je pomembno vedeti, kako komunicirati s predstavniki službe za stranke.
V tej vlogi za vmesno raven dialog, boste bolje razumeli, kako komunicirati s predstavnikom službe za stranke. Klici s strankami običajno sledijo standardnemu postopku. Zastopnik bo pogosto zaprosil za informacije, kot sta vaš naslov in telefonska številka. Po vadbi te vloge bi morali imeti možnost, da vodite te vrste telefonskih klicev s tem, kar ste se naučili. Zgrabite partnerja in začnite vadi.
Predstavnik za stranke: Zdravo, Velika mestna elektrika, kako naj vam danes pomagam?
G. Peters: Kličem glede svojega računa za elektriko.
Predstavnik za stranke: Lahko dobim številko vašega računa?
G. Peters: Zagotovo je 4392107.
Predstavnik za stranke: Hvala, je to g. Peters?
G. Peters: Ja, to je gospod Peters.
Predstavnik za stranke: Hvala, s čim vam lahko pomagam?
G. Peters: Mislim, da sem bil prejšnji mesec preplačan.
Predstavnik za stranke: Žal mi je, da to slišim. Zakaj mislite, da smo vam zaračunali preveč?
G. Peters: Račun je za 300% višji kot prejšnji mesec.
Predstavnik za stranke: Žal mi je, da to slišim. Naj vam postavim nekaj vprašanj in potem bom videl, kaj lahko storim.
G. Peters: V redu, hvala za pomoč.
Predstavnik za stranke: Seveda, hvala, ker ste nas opozorili na to. Zdaj, koliko običajno plačate za svojo elektriko?
G. Peters: Običajno plačujem približno 50 dolarjev na mesec.
Predstavnik za stranke: Hvala vam. In koliko smo zaračunali na tem računu?
G. Peters: $150. Ne razumem zakaj.
Predstavnik za stranke: Da, gospod Peters. Je bila vaša uporaba kakorkoli drugačna?
G. Peters: Ne, bil je povprečen mesec.
Predstavnik za stranke: Žal mi je. Gotovo se zdi, da je prišlo do napake.
G. Peters: No, vesel sem, da se strinjaš z mano.
Predstavnik za stranke: Poklical bom predstavnika za servis in preveril vaš števec. Kakšen je vaš naslov, gospod Peters?
G. Peters: 223 Flanders St., Tacoma, Washington 94998
Predstavnik za stranke: Kakšna je tvoja telefonska številka?
G. Peters: 408-533-0875
Predstavnik za stranke: Grozno mi je žal zaradi nesporazuma. Potrudili se bomo, da to čim hitreje spremenimo.
G. Peters: Hvala za pomoč pri odpravljanju težav.
Predstavnik za stranke: Seveda. Je še kaj, kar bi vam lahko danes pomagalo?
G. Peters: Ne, hvala. To bi bilo vse.
Predstavnik za stranke: V redu. Hvala za klic, gospod Peters, in upam, da vam je lep dan.
G. Peters: Ti tudi! Zbogom.