Namen potrditvenih pisem je zagotoviti dokaz, da ste prejeli posebne dokumente ali določeno vrsto zahteve. Pisma o potrditvi se pogosto uporabljajo za vse, kar je vpleteno v pravni postopek.
Elementi pisma
Kot pri vsaki poslovni ali poklicni korespondenci, morate tudi vi začeti pismo z nekaj posebnimi in pričakovanimi elementi:
- Vaše ime, naslov in datum v zgornjem desnem kotu
- V zgornjem levem kotu pod naslovom je ime osebe, na katero naslavljate pismo
- Ime podjetja (če je primerno)
- Naslov podjetja ali posameznika
- Vsebina, v kateri je na kratko napisan namen pisma, krepko (npr. "Pravna zadeva št. 24")
- Odpiralno pozdrav, kot je "Spoštovani gospod Smith"
Ko začnete s potrditvenim pismom, začnite s kratkim stavkom, ki navaja, da je to v resnici potrditveno pismo. Nekateri izrazi, ki jih lahko uporabite, vključujejo:
- Potrjujem prejem naslednjih dokumentov ...
- Potrjujem prejem ...
- Poskrbeli bomo, da bo odgovorna oseba po vrnitvi v pisarno prejela ta gradiva.
Preostanek pisma mora vsebovati besedilo besedila, kjer v enem ali dveh odstavkih razložite, kaj konkretno priznavate. Na koncu besedila pisma lahko po potrebi ponudite svojo pomoč, na primer: "Če bom morda še naprej v pomoč, prosim, ne oklevajte, da me kontaktirate. "Pismo zaključite s standardnim zaključkom, na primer:" Lep pozdrav, gospod Joe Smith, XX Firma. "
Vzorčno pismo
V pomoč je lahko ogled vzorčne predloge črk. Kopirajte spodnjo obliko potrditvenega pisma. Čeprav ta članek v tem članku ne tiska, upoštevajte, da morate na splošno naslov in datum natančno določiti.
Joseph Smith
Podjetje Acme Trading Company
5555 S. Glavna ulica
Kjerkoli, Kalifornija 90001
25. marec 2018
Re:Pravna zadeva št. 24
Dragi ______:
Ker je gospod Doug Jones naslednja dva tedna zunaj urada, potrjujem prejem vašega pisma z dne 20. marca 2018. O njem bodo seznanjeni takoj po vrnitvi.
Če vam bom med odsotnostjo g. Jonesa kaj pomagal, prosim, ne oklevajte in pokličite.
S spoštovanjem,
Joseph Smith
Pismo pod podpisom "S spoštovanjem" podpišite pod svojim imenom.
Druga vprašanja
V potrditvenem pismu je podana dokumentacija, da ste pismo, odredbo ali pritožbo prejeli od druge strani. Če zadeva postane pravno ali poslovno nesoglasje, vaše potrdilo o dokazilu dokazuje, da ste odgovorili na zahtevo druge strani.
Če niste seznanjeni s slogom poslovnega pisma, si vzemite čas, da se naučite osnovnega formata za pisanje poslovna pismain pregledati različne vrste poslovnih pisem. To vam bo pomagalo izpopolniti svoje sposobnosti za posebne poslovne namene, kot so poizvedovanje, prilagajanje zahtevkovin pisanje spremna pisma.