Tako kot samo življenje je tudi pisanje včasih lahko zmedeno, frustrirajoče in težko. Lahko pa si nekoliko olajšate svoje delovno življenje urejanje s temi načeli v mislih. Preprosto: ne glede na to, ali pišete dvovrstično e-poštno sporočilo ali poročilo na 10 straneh, predvidevajte potrebe svojih bralcev in si zapomnite štiri C-jeve: Bodite jasni, jedrnate, obzirni in pravilni.
Sprejemite "vi odnos".
To pomeni, da si ogledate temo iz stališča vaših bralcev, s poudarkom na čem oni hočeš ali moraš vedeti.
- Primer: Prosil sem, da se vaše naročilo pošlje danes.
- Revizija: Naročilo boste prejeli do srede.
Osredotočite se na resnično predmet.
Ne zakopavajte ključne besede tako, da jo spustite v besedno zvezo po šibki temi.
- Primer: Izvedba nove marketinške kampanje se bo začela 1. junija.
- Revizija: Nova marketinška akcija se bo začela 1. junija.
Pišite aktivno, ne pasivno.
Kadar koli je primerno, postavite predmet in ga dopolnite stori nekaj. Aktivni glas na splošno deluje bolje od pasivnega, ker je bolj neposreden, bolj jedrnat in ga je lažje razumeti. (Vendar ne vedno.)
- Primer: Vaš predlog smo na našem sestanku 1. aprila pregledali in ga takoj poslali razvijalcem.
- Revizija: 1. aprila smo pregledali vaš predlog in ga takoj poslali razvijalcem.
Izrežite nepotrebne besede in stavke.
Besedni izrazi lahko bralce odvrnejo, tako odrezati nered.
- Primer: To beležko pišem, ker se vam želim zelo zahvaliti za organizacijo odprte hiše, ki je bila prejšnji četrtek.
- Revizija: Najlepša hvala za organizacijo odprte hiše prejšnji četrtek.
Ne izpustite ključnih besed.
Biti jasno kakor tudi jedrnato, včasih moramo dodaj beseda ali dve.
- Primer: Prostor za shranjevanje je prvi korak.
- Revizija: Prvi korak je odklepanje skladišča.
Ne pozabite na svoje manire.
Tukaj je, kje je obzirno pride noter. Če med pogovorom s kolegi izgovorite "prosim" in "hvala", te besede vključite tudi v svoja e-poštna sporočila.
- Primer: Pošljite mi poročilo o žargonu, preden se odpravite domov.
- Revizija: Prosim, pošljite mi poročilo o žargonu, preden se odpravite domov.
Izogibajte se zastarelim izrazom.
Razen če ne boste uživali v tem, da se natisnete, da ostanete zastrašeni, se izogibajte besedam in stavkom nikoli uporabljen v pogovoru - "priloženo s tem", "to vam svetujem", "po vaši zahtevi."
- Primer: V prilogi k tej referenci je podvojena različica zgoraj omenjenega dokumenta.
- Revizija: Priložil sem kopijo listine.
Postavite pokrovček besed in modnih besed.
Trendi izrazi ponavadi hitro obrabijo svojo dobrodošlico. Ditto za podjetja žargon. Dajte vse od sebe, da pišete kot človek.
- Primer: Na koncu dneva je, da moramo zaposlenim olajšati možnosti, da prispevajo k najboljšim praksam.
- Revizija: Spodbujajmo ljudi k dajanju predlogov.
Prekličite svoje modifikatorje.
Zlaganje pomeni nabiranje modifikatorji pred samostalnikom; verbalni ekvivalent prometnega zastoja. Dolgi nizi samostalnikov lahko prihranijo besedo ali dve, lahko pa tudi zmedejo vaše bralce.
- Primer: Vesoljski teleskop s širokopolno planetarno kamero instrumentov za opredelitev instrumentov na tleh, ki temelji na polnjeni kameri (od Novi znanstvenik, ki jo je citiral Matthew Lindsay Stevens v Posebnosti znanstvenega sloga, 2007)
- Revizija: Kaj?
Lektor.
Končno je tu pravilnost: vedno se prepričajte preverite svoje delone glede na to, kako dober se vam zdi, da ste se dobili na drugih C-jih.
- Primer :: Ko se vam mudi, lahko zelo enostavno pustite besede.
- Revizija: Ko se vam mudi, lahko zelo enostavno izpustite besede.