Kaj je memorandum? Opredelitev in primeri

Memorandum, bolj znan kot opomba, je kratko sporočilo ali zapis, ki se uporablja za interno komunikacija v poslu. Ko je bila osnovna oblika notranjega pisnega komuniciranja, so se memorandumi od uvedbe leta 2008 zmanjšali E-naslov in druge oblike elektronskih sporočil; Vendar vam lahko pisanje jasnih opomb zagotovo dobro pomaga pri pisanju internih poslovnih e-poštnih sporočil, saj pogosto služijo istemu namenu.

Beležke je mogoče uporabiti za hitro komuniciranje s širokim občinstvom o nečem kratkem, a pomembnem, na primer postopkovnem spremembe, zvišanje cen, dodatki k politiki, urniki sestankov, opomniki za skupine ali povzetki pogodbenih pogojev za primer.

Barbara Diggs-Brown, strategijo za komunikacije, pravi, da je učinkovita opomba "kratka, jedrnato, visoko organiziran in nikoli pozen. Moral bi predvideti in odgovoriti na vsa vprašanja, ki jih ima bralec. Nikoli ne daje nepotrebnih ali zmede informacij. "

Bodite jasni, bodite osredotočeni, bodite kratki, a vendar popolni. Bodite profesionalni in zapišite, kot da bi ga svet lahko prebral - torej ne vključujejte nobenih informacij to je preveč občutljivo, da bi ga vsi videli, še posebej v tej dobi kopiranja in lepljenja ali »klikni in naprej. "

Začnite z osnovami: komu Članek so naslov, datum in zadeva. Telo beležke začnite z jasnim namenom, navedite, kaj morate bralci poznati, in po potrebi zaključite s tem, kar morate storiti. Ne pozabite, da zaposleni lahko opombo preprosto prelistajo po prejemu, zato uporabite kratke odstavke, podnaslove in tam, kjer lahko, uporabite sezname. To so "vstopne točke" za oko, zato se lahko bralec zlahka sklicuje na del beležke, ki ga potrebuje.

Ne pozabite lektorirano. Branje na glas vam lahko pomaga najti spuščene besede, ponavljanje in nerodne stavke.

Tu je vzorec notranje opombe izmišljenega založbe, ki obvešča zaposlene o prihajajočih spremembah urnika zaradi praznika zahvale. Tudi produkcija bi lahko poslala ločene opombe ločenim oddelkom, še posebej, če bi bilo več podrobnosti, ki jih potrebuje vsak oddelek in ki ne bi veljale za ostale oddelke.

Za: Vsi zaposleni

Od: E.J. Smith, vodilni v proizvodnji

Datum: 1. november 2018

Zadeva: Sprememba urnika tiska zahvale

Produkcija bi rada spomnila vse, da bodo prazniki zahvale vplivali na naše roke za tisk v tem mesecu. Vse strani v tiskani kopiji, ki bi v četrtek ali petek med tednom v tiskalnik običajno prišle na tiskalnik, se bodo morale odpreti do 15.00 v sredo, 21. novembra.

Oddelki za prodajo oglasov in uredništvo

• Poskrbite, da vsak teden, ki vam pošlje besedilo ali slike v objavo, ne bo na počitnicah. Prej določite roke za vse, kar prihaja od zunaj.
• Upoštevajte, da bodo imeli notranji fotografiji in grafični oblikovalci več dela in manj časa za to, zato prosimo, da svoje delo usmerite v ustrezen oddelek prej kot običajno.
• Prosim, ne pošljite "hitenja" dela najpozneje do 16. novembra. Za vse elemente, ki so potrebni v kratkem obratu, se teden zahvalnega dne ne more zagotoviti, da bodo izpolnjeni v prejšnjih rokih, in jih je treba pred odobritvijo potrditi skozi pisalno mizo. Namesto tega bodite zgodaj.

Oddelki za fotografijo in grafiko

• Vsi člani likovni oddelek v novembru bo mogoče nadaljevati nadure, kot je potrebno za spopad z začetkom praznične sezone in prejšnjimi roki.

Vnaprej hvala vsem za vašo pomoč pri čim hitrejšem pridobivanju materialov in za spoštovanje osebja proizvodnega oddelka.

Sledi izmišljena opomba o sestanku s člani ekipe, ki se vračajo s sejma.

Za: Team Show Team

Od: C.C. Jones, nadzornik trženja

Datum: 10. julij 2018

Zadeva: Srečanje za vračanje sejmov

Po vrnitvi na delo v petek, 20. julija, s sejma načrtujmo popoldne kosilo v sejni sobi vzhodnega krila, da bomo preučili, kako je šlo. Načrtujemo, da bomo razpravljali o tem, kaj je dobro delovalo in kaj ni, kot so:

• Število dni udeležbe
• Količina in vrste zagotovljenega trženjskega materiala
• Razstavne stojnice
• Kako so prejeli podelitve
• Lokacija stojnice in promet v različnih obdobjih dneva
• Kar je vzbudilo zanimanje za mimoidoče
• Stopnja osebja v kabini

Vem, da imate, ko se vrnete s sejma, na milijone stvari, ki jih morate spremljati, zato bomo sestanek hranili do 90 minut ali manj. Bodite pripravljeni s svojimi povratnimi informacijami in konstruktivno kritiko o trženjskih vidikih oddaje. Odzivi obstoječih kupcev in novi odzivi kupcev bodo zajeti na ločenem sestanku z izdelki in prodajnimi skupinami. Hvala za vaše delo na razstavi.

Diggs-Brown, Barbara. PR slogan. 3. izd., Cengage Learning, 2012.