Od ustanovitve sestanka do formalnih pogajanj je poznavanje pravih besed, ki jih je treba povedati, bistveno pri poslovanju. To še posebej velja, če gostujete ali ste gostje mednarodnih poslovnih ljudi. Pri načrtovanju ali udeležbi kitajskega poslovnega sestanka upoštevajte te nasvete o kitajskem poslovanju etiketa v mislih.
Nastavitev sestanka
Pri vzpostavitvi kitajskega poslovnega sestanka je pomembno, da kitajskim kolegom vnaprej pošljete čim več informacij. To vključuje podrobnosti o temah, o katerih je treba razpravljati, in osnovne informacije o vašem podjetju. Skupna raba teh informacij zagotavlja, da se bodo ljudje, ki jih želite srečati, dejansko udeležili sestanka.
Vendar se vnaprej pripravite, če ne boste potrdili dneva in časa dejanskega srečanja. Ni redko, da na potrditev nestrpno čakate do zadnje minute. Kitajski gospodarstveniki pogosto raje počakajo nekaj dni pred ali celo dan sestanka, da potrdijo čas in kraj.
Etiketa prihoda
Bodi točen. Prihod poznega ali zgodnjega šteje se za nesramen. Če pridete pozno, je opravičilo za svojo zamudo nujno. Če ste zgodaj, odložite vstop v stavbo do določene ure.
Če gostite sestanek, je pravilno etiketo poslati predstavnika na pozdravite udeležence srečanja zunaj stavbe ali v avli in jih osebno pospremite do sejne sobe. Domačin naj čaka v sejni sobi, da pozdravi vse udeležence sestanka.
Najstarejši gost bi moral najprej vstopiti v sejno sobo. Medtem ko je vstop na rangiranje obvezen na vladnih sestankih na visoki ravni, je za redna poslovna srečanja vse manj formalno.
Ureditev sedežev na kitajskem poslovnem srečanju
Po stiskanju rok in izmenjavi vizitk bodo gostje zasedli svoje sedeže. Sedeži so običajno razporejeni po razredih. Gostitelj mora pospremiti najstarejšega gosta do svojega sedeža, pa tudi vse VIP goste.
Če se srečanje zgodi v sobi s stoli, nameščenimi po obodu, je častno mesto gostitelja desno na kavču ali v stolih, ki so nasproti vrat sobe. Če se sestanek odvija okoli velike konferenčne mize, potem častni gost sede neposredno nasproti gostitelja. V istem splošnem prostoru sedijo tudi drugi visoki gostje, preostali gostje pa si lahko med svojimi sedeži izberejo sedeže.
V nekaterih primerih se lahko vsa kitajska delegacija odloči sedeti na eni strani velike pravokotne konferenčne mize, na drugi pa tujci. To še posebej velja za formalna srečanja in pogajanja. Na teh sestankih glavni delegati sedejo za mizo blizu središča, na obeh koncih mize pa so prisotni nižji razvrščeni.
Pogovor o poslovanju
Sestanki se običajno začnejo z majhnimi pogovori, da bi se obe strani počutili bolj udobno. Po nekaj trenutkih kratkega pogovora gostitelj kratek pozdravni govor sledi razprava o temi srečanja.
Med vsakim pogovorom bodo kitajski kolegi pogosto kimali z glavo ali dajali pritrdilne izgovore. To so signali, da poslušajo, kar se govori, in razumejo, kaj se govori. To niso dogovori o tem, kar se govori.
Med sestankom ne prekinjajte. Kitajski sestanki so zelo strukturirani, zato je vmešavanje mimo hitre pripombe nesramno. Prav tako nikogar ne postavljajte na kraj, tako da jih prosite, naj posredujejo informacije, za katere se zdi, da jih ne želijo dati, ali izzovejo osebe neposredno. S tem se bodo osramotili in izgubili obraz. Če uporabljate tolmača, je ključnega pomena, da svoje pripombe naslovite na sogovornika, ne na prevajalca.
Viri in nadaljnje branje
- Okoro, Efraim. "Medkulturni bonton in komunikacija v globalnem podjetju: Strateški okvir za upravljanje širitve podjetij." International Journal of Business and Management 7.16 (2012): 130–138.
- Seligmann, Scott D. "Kitajski poslovni etiket: Vodnik po protokolu, maniri in kulturi v Ljudski republiki Kitajski." New York: Warner Business Books, 1999.