Pravilno uradno pismo od uvoda do zaključka

Uradne angleške črke se hitro nadomestijo z E-naslov. Vendar se lahko formalna struktura pisem, ki se je naučite, še vedno uporablja za poslovna e-poštna sporočila in drugo uradna e-poštna sporočila. Za pisanje učinkovitih formalnih poslovnih pisem in e-poštnih sporočil upoštevajte te nasvete o strukturi.

Prvi odstavek: Prvi odstavek formalnega črke mora vsebovati uvod v namen pisma. Običajno je, da se najprej zahvalite komu ali se predstavite.

Spoštovani gospod Anders,

Hvala, ker ste si prejšnji teden vzeli čas za srečanje z mano. Rad bi nadaljeval naš pogovor in imel nekaj vprašanj za vas.

Odstavki telesa: Drugi in naslednji odstavki bi morali vsebovati glavne informacije pisma in temeljiti na glavnem namenu v uvodni prvi odstavek.

Naš projekt gre po načrtih. Želeli bi razviti program usposabljanja za osebje na novih lokacijah. V ta namen smo se odločili za najem prostora v lokalnem poslovnem razstavnem centru. Novo strokovno osebje bodo tri dni usposabljali naši strokovnjaki. Na ta način bomo lahko od prvega dne zadostili povpraševanju.

Končni odstavek: Zadnji odstavek bi moral na kratko povzeti namen uradnega pisma in se končati z nekaj poziva k ukrepanju.

Hvala, ker ste upoštevali moje predloge. Veselim se priložnosti za nadaljnjo razpravo o tej zadevi.

Odprite z izrazom uradnega naslova, na primer:

Spoštovani gospod, gospa (gospa, gospodična) - če veste ime osebe, ki ji pišete. Uporaba Spoštovani gospod / gospa če ne veste imena osebe, ki ji pišete, ali Za koga se to lahko tiče

Vedno uporabljajte gospa za ženske, razen če vas posebej zaprosijo za uporabo Gospa ali Zgrešiti.

Najprej navedite razlog za pisanje. Če z nekom začnete dopisovati o nečem ali prosite za informacije, začnite z obrazložitvijo:

• Pišem, da vas obvestim o ...
• Pišem, da vprašam / poizvem o ...
• Pišem, da sprašujem o informacijah za mala podjetja.
• Obveščam vas, da še nismo prejeli plačila za ...

Pogosto se pisna uradna pisma izrazijo v zahvalo. To še posebej velja, ko pišete kot odgovor na kakšno poizvedbo ali ko pišete izrazite spoštovanje za razgovor o zaposlitvi, napotnico ali drugo strokovno pomoč prejel.

Tu je nekaj uporabnih stavkov hvaležnosti:

• Zahvaljujemo se vam za vaše pismo o datumu, ki vas zanima ...
• Zahvaljujemo se vam za vaše (datum) pismo, v katerem prosite za / ki zahtevajo informacije o ...
• Kot odgovor na vaše pismo (datum) se vam zahvaljujemo za vaše zanimanje za ...

Primeri:

• Rad bi se vam zahvalil za vaše pismo z dne 22. januarja, v katerem ste zahtevali informacije o naši novi liniji kosilnic.
• Kot odgovor na vaše pismo z dne 23. oktobra 1997 se vam zahvaljujemo za zanimanje za našo novo linijo izdelkov.

Ko prosite za pomoč, uporabite naslednje stavke:

• Hvaležen bi bil, če bi lahko + glagol
• Bi zameril + glagol + ing
• Bi bilo to preveč vprašati ...

Primeri:

• Hvaležen bi bil, če mi lahko pošljete brošuro.
• Bi me motil poklicati v naslednjem tednu?
• Bi bilo preveč zahtevati, da se naše plačilo odloži za dva tedna?

Za pomoč ponujajo naslednje besedne zveze:

• Bi bil vesel + glagola
• Veseli bi bili + glagola

Primeri:

• Z veseljem bi odgovoril na vsa vaša vprašanja.
• Z veseljem vam bomo pomagali pri iskanju nove lokacije.

V nekaterih uradnih dopisih boste morali vključiti dokumente ali druge informacije. Z naslednjimi stavki opozorite na morebitne priložene dokumente.

• V prilogi najdete + samostalnik
• Zaprti boste našli... + samostalnik
• Prilagamo... + samostalnik

Primeri:

• V prilogi boste našli kopijo naše brošure.
• V prilogi poiščite kopijo naše brošure.
• Prilagamo brošuro.

Opomba: če pišete uradno e-poštno sporočilo, uporabite fazo: Priloženi prosim poiščite / Priložili boste.

Vedno dokončajte uradno pismo s pozivom k dejanju ali sklicevanjem na prihodnji rezultat, ki ga želite. Nekatere možnosti vključujejo:

Napotitev na prihodnji sestanek:

• Veselim se srečanja / srečanja
• Veselim se srečanja naslednji teden.

Ponudba dodatne pomoči

• Če imate kakršna koli vprašanja v zvezi s tem, se obrnite na mene.
• Če potrebujete dodatno pomoč, me kontaktirajte.

Pismo podpišite z enim od naslednjih stavkov:

• S spoštovanjem,
• S spoštovanjem,

Manj formalno

• Najboljše želje.
• Lep pozdrav.

Prepričajte se, da ročno podpišete pismo, ki mu sledi vtipkano ime.

Uradne črke, napisane v blokovni obliki, vse postavijo na levi strani strani. Naslov ali naslov vašega podjetja postavite na vrh črke na levi strani (ali uporabite svoje podjetje pismo), ki mu sledi naslov osebe in / ali podjetja, ki mu pišete, vse na levi strani strani. Večkrat pritisnite tipko in vrnite datum.

V uradnih pismih, napisanih v običajni obliki, na vrh črke na desni strani postavite svoj naslov ali naslov vašega podjetja. Na osebo in / ali podjetje, ki ga pišete, postavite na levi strani. Datum postavite na desni strani strani v skladu z vašim naslovom.