V komunikacijski proces, "sprejemnik" je poslušalec, bralec ali opazovalec, torej posameznik (ali skupina posameznikov), na katero je sporočilo usmerjeno. Sprejemnik se imenuje tudi "občinstvo"ali dekoder.
Oseba, ki v komunikacijskem postopku sproži sporočilo, se imenuje "pošiljatelj. "Preprosto povedano," učinkovito "sporočilo je prejeto na način, kot ga je pošiljatelj nameraval. Na obeh koncih se lahko pojavijo težave, ki preprečujejo, da bi predvideno sporočilo prešlo na sprejemnik.
Sporočilo in morebitne težave
Na primer, Paige ustno postavi Billu vprašanje. Sporočilo potuje po zraku, "kanalu", do Billovih ušes. Odzove se. Paige je pošiljatelj, vprašanje je sporočilo, Bill pa prejemnik in Paige odziva z odgovorom na vprašanje.
Obstaja nešteto področij in načinov, kjer bi lahko pri tej kratki izmenjavi prišlo do težav. Če Paige šepeta, Bill morda ne bo slišal. Mogoče sliši le delček tega in odgovori na vprašanje, ki mu pravzaprav ni bilo postavljeno, zato je Paige zmedena. Mogoče je hrup v ozadju ali pa vprašanje ni jasno. Če Bila nekaj moti in ne bo pozoren, bo morda zgrešil nekaj besed in odgovorite neprimerno - ali bo vprašanje v celoti zgrešil, tako da se mora izmenjava začeti ponovno. Če ne bi gledal Paige, ko ona postavlja vprašanje, bi zamudil katerokoli govorico telesa, ki bi podtekstu postavila vprašanje.
Če Paige pošlje Billu e-poštno ali besedilno sporočilo, se lahko pojavijo težave, ker Bill nima Paigejeve govorice telesa ali tona glasu za razlago, kar bi lahko dodalo informacije sporočilu. Samodejni popravek je lahko v besedilo vstavil napake ali pa bo manjkajoča vprašalnica zaradi tega videti kot izjava.
Vse to ovirajo učinkovito komunikacijo. Stopnja učinkovitosti je določena s tem, koliko sporočila razume prejemnik.
Dešifriranje sporočila
V knjigi "Poslovno komuniciranje" avtorice Carol M. Lehman in Debbie D. DuFrene je postavil tako:
"Naloga prejemnika je, da interpretira pošiljateljevo sporočilo, tako besedno kot neverbalno, s čim manj izkrivljanja. Postopek razlage sporočila je znan kot dekodiranje. Ker besede in neverbalni signali imajo različne pomene za različne ljudi, na tej točki komunikacijskega procesa se lahko pojavi nešteto težav:
"Pošiljatelj neprimerno kodira izvirno sporočilo z besedami, ki jih v prejemnikovem besedišču ni; dvoumne, nespecifične ideje; ali neverbalni signali, ki odvrnejo sprejemnik ali nasprotujejo verbalnemu sporočilu.
- Prejemnika ustrahuje položaj ali avtoriteta pošiljatelja, kar povzroči napetost, ki preprečuje učinkovito koncentracijo na sporočilu in ne zahteva potrebnih pojasnil.
- Prejemnik predpostavlja temo kot preveč dolgočasno ali težko razumljivo in sporočila ne poskuša razumeti.
- Sprejemnik je do novih in drugačnih idej blizu in ne dojema.
"Ob neskončnem številu razčlenitev, ki so možne na vsaki stopnji komunikacijskega procesa, je res čudež, da se učinkovita komunikacija kdaj zgodi."
Celo okolje ali čustveno stanje sprejemnika lahko vplivata na dekodiranje sporočila, na primer moteče v soba, nelagodje na sprejemniku ali stres ali tesnoba, ki omogočajo sprejemniku, da vstavi podtekst, ki ga pošiljatelj ni nameravam. Poznavanje družbenega ali kulturnega konteksta lahko prejemnika ovira, da pobere naloge ali se tudi ustrezno odzove. Tudi relacijski konteksti lahko obarvajo sporočilo, saj bi lahko sporočila bližnjih prijateljev prejela drugače kot sporočilo nadzornika dela.
Pomen povratnih informacij
Kadar pošiljatelju ni jasno, da je prejemnik prišel do razumevanja, se komunikacija nadaljuje, na primer z nadaljnjim spremljanjem vprašanja katere koli strani, nadaljnja razprava ali pošiljatelj, ki navaja primere, preoblikovanje informacij ali drugačna pojasnila, da bi dobili pošiljatelja in sprejemnika na isti tako imenovani "valovni dolžini". V predstavitvi lahko pošiljatelj prikaže grafikone ali slike, da občinstvu postane bolj jasno ali bralca.
Več namigov in kanalov, ki jih ima sprejemnik in je odprt za sprejemanje, je pogosto boljše; na primer, lahko preprosto ali napačno razlagate ton ali podtekst v e-poštnem ali besedilnem sporočilu, medtem ko je isto sporočilo bi prišlo jasno, če sprejemnik sliši glas osebe ali se z njimi pogovarja obraz.
V knjigi "Načrtovanje, izvajanje in vrednotenje ciljno usmerjenih komunikacijskih programov" avtorji Gary W. Selnow in William D. Crano upoštevajte, da govorica telesa in ton nista zgolj komunikacija na strani pošiljatelja: "Povratne informacije v medosebni nastavitvi zagotavljajo tekoči račun prejemnika sporočila. Očitne znake, kot so neposredna vprašanja pokažejo, kako dober sprejemnik obdeluje informacije. Toda subtilni kazalci lahko tudi dajejo informacije. Na primer, zehanje sprejemnika, tišina, ko se pričakujejo komentarji, ali izrazi dolgčasa kažejo, da lahko delujejo vrata za izbirno izpostavljenost. "
Sprejemnik ima lahko tudi ton in podtekst v povratnih informacijah, poslanih pošiljatelju, na primer odziva s sarkazmom ali jezi, lahko zamudite, če so povratne informacije samo besedilne, vendar verjetno ne bi zamudile, če se stranke lahko med seboj vidijo ali slišijo ali oboje.