Urejanje vaših rodoslovnih datotek

Kupe kopij starih zapisov, izpisi iz rodoslovna spletna mestain pisma kolegov raziskovalcev rodoslovja sedijo v kupih na mizi, v škatlah in celo na tleh. Nekateri se celo mešajo z računi in šolskimi listi vaših otrok. Vaši papirji morda niso popolnoma neorganizirani - če vas vprašajo za kaj konkretnega, ga verjetno najdete, vendar zagotovo ne gre za sistem vložitve, ki bi ga opisali kot učinkovit.

Verjeli ali ne, rešitev je tako preprosta, kot če najdete organizacijski sistem, ki ustreza vašim potrebam in raziskovalnim navadam, in nato omogočite njegovo delovanje. Morda ne bo tako preprosto, kot se sliši, vendar je je izvedljivo in bo na koncu pomagalo preprečiti vrtenje koles in podvajanje raziskav.

Vprašajte skupino rodoslovcev, kako organizirajo svoje datoteke, in verjetno boste dobili toliko različnih odgovorov kot rodoslovci. Obstaja več priljubljenih sistemov za genealoško organizacijo, vključno z vezivi, zvezki, datotekami itd., Vendar resnično ni posameznega sistema, ki bi bil "najboljši" oz. "pravilno." Vsi razmišljamo in se obnašamo drugače, zato je na koncu najpomembnejši dejavnik pri vzpostavljanju vašega dokumentacije ta, da mora ustrezati vašim osebnim slog. Najboljši sistem organizacije je vedno tisti, ki ga boste uporabili.

Ko napreduje vaš rodoslovni projekt, boste ugotovili, da imate za vsakega posameznika, ki ga raziskujete, na voljo številne papirne dokumente - rojstne evidence, popisni zapisi, časopisni članki, oporoke, dopisovanje s kolegi raziskovalci, izpisi spletnih strani itd. Trik je v tem, da razvijete sistem za shranjevanje, ki bo omogočil, da kadar koli enostavno položite prste na katerega koli od teh dokumentov.

Pogosto uporabljeni rodovni sistemi arhiviranja vključujejo:

• Po priimku: Vsi papirji za posamezen priimek se vložijo skupaj.
• Po paru ali družini: Vsi dokumenti v zvezi z možem in ženo ali družinsko enoto se vložijo skupaj.
• Po družinski liniji: Vsi papirji, povezani z določeno družinsko vrstico, se vložijo skupaj. Številni rodoslovci začnejo s štirimi takšnimi predniki - po eno za vsakega svojega dedka in dedka.
• Po dogodku: Vsi dokumenti, ki se nanašajo na določeno vrsto dogodka (tj. Rojstvo, poroka, popis prebivalstvaitd.) se vložijo skupaj.

Z začetkom katerega koli od zgoraj omenjenih štirih sistemov lahko svoje prispevke še naprej organizirate v naslednje kategorije:

• Po lokaciji: Dokumenti so najprej razvrščeni po enem od zgoraj navedenih štirih rodoslovnih zbirk, nato pa so razčlenjeni po državi, državi, okraju ali mestu, da odražajo selitev vašega prednika. Če bi na primer izbrali metodo priimka, bi najprej združili vse prednike CRISP in nato še naprej razbiti kup v Anglijskih CRISP, Severni Karolini CRISP in Tennesseeju CRISP.
• Po vrsti zapisa: Dokumenti se najprej združijo po enem od zgoraj navedenih štirih rodoslovnih zbirk, nato pa se razčlenijo po vrstah zapisov (tj. Rojstni zapisi, evidenca popisa, oporokeitd.).

Prvi korak k zagonu organizacijskega sistema je, da se odločite za osnovni fizični obrazec za vložitev (kopice ne štejejo!) - mape datotek, zvezkov, vezav ali računalniških diskov.

• Mape za shranjevanje omar in datotek: Mape z datotekami, verjetno najbolj priljubljeno organizacijsko orodje za rodoslovce, so poceni, zelo prenosljive in zlahka hranijo papirje različnih oblik in velikosti. Ko pa odpadejo, pa mape datotek lahko postanejo precej zmede - papirji so vrženi iz vrstnega reda in po možnosti napačni. Datoteke datotek olajšajo pregledovanje dokumentov, vendar morate biti previdni pri zagotavljanju, da je papir spet odstranjen. Ko ustvarite veliko papirja, pa je sistem datotek datotek najbolj prilagodljiv in razširljiv.
• Veziva: Če ste nekdo, ki resnično želi stvari držati skupaj na enem mestu, potem je organiziranje vaših natisnjenih rodoslovnih podatkov v vezave lahko dobra izbira za vas. Ta metoda standardizira vaše rodoslovne zapise v navaden format papirja. Dokumente, ki jih ne želite preluknjati s tremi luknjami, je mogoče dodati v polipropilenske rokave. Vezi so prenosne in ne potrebujejo omarice za vložitev, če pa opravite veliko rodoslovnih raziskav, boste morda ugotovili, da veziva sčasoma postanejo preveč okorna.
• Računalniški diski, CD-ji in DVD-ji:Prepisovanje ali skeniranje genealoških dokumentov v računalnik lahko prihrani kar nekaj prostora, računalniški organizacijski sistemi pa lahko močno pospešijo dolgočasne naloge, kot so razvrščanje in navzkrižno sklicevanje. Zelo se je izboljšala tudi kakovost CD-ROM, ki naj bi ob ustreznih pogojih shranjevanja trajal za nedoločen čas. Toda ali bodo vaši potomci čez 100 ali več let imeli računalnik, ki jih lahko bere? Če se odločite za uporabo računalnika kot osnovnega organizacijskega sistema, razmislite tudi o izdelavi in ​​hrambi kopij ali izpisov pomembnih dokumentov.

Ko boste začeli organizirati rodovno nered, boste verjetno ugotovili, da kombinacija načinov shranjevanja najbolje deluje. Nekateri na primer uporabljajo vezive za organiziranje "preizkušenih" družinskih map in datotek za raznovrstne raziskave nedokazanih povezav, raziskovanja sosesk ali krajev in dopisovanja. Pomembno je upoštevati, da organizacija vedno deluje in bo vedno v teku.

Za nastavitev in uporabo map datotek za organizacijo rodoslovnih zapisov boste potrebovali naslednje osnovne materiale:

1. Omara za vložke ali škatle z datotekami. Škatle morajo biti močne, po možnosti plastične, z vodoravnimi notranjimi slemeni ali utori za viseče datoteke velikosti črk.
2. Barvne mape datotek, obesene v črko v modri, zeleni, rdeči in rumeni barvi. Poiščite tiste z velikimi zavihki. Tu lahko prihranite tudi nekaj denarja, če kupite standardne zelene viseče mape datotek in uporabite barvne nalepke za barvno kodiranje.
3. Manile mape. Te bi morale imeti nekoliko manjše zavihke kot viseče mape datotek in imeti morajo okrepljene vrhove, ki bi trajali z močno uporabo.
4. Peresa. Za najboljše rezultate uporabite pisalo z zelo fino točko, konico iz filca in črnim, trajnim črnilom brez kislin.
5. Označevalci. Kupite označevalce v svetlo modri, svetlo zeleni, rumeni in roza barvi (ne uporabljajte rdeče, ker je pretemna). Delujejo tudi barvni svinčniki.
6. Oznake za mape datotek. Te nalepke morajo imeti modre, zelene, rdeče in rumene trakove vzdolž vrha in trajno lepilo na hrbtni strani.

Ko sestavite zaloge, je čas, da začnete z mapami datotek. Uporabite različne barvne mape datotek za rodove vsakega od vaših štirih starih staršev - z drugimi besedami, vse mape, ustvarjene za prednike enega starega dedka, bodo označene z isto barvo. Barve, ki jih izberete, so odvisne od vas, vendar so najpogostejše naslednje barve:

• PLAVI - predniki vašega dedka po očetu (očetov oče)
• ZELENI - predniki vašega očeta babica (očetova mati)
• RDEČI - predniki vašega materinskega dedka (materin oče)
• RUMEN - predniki vaše babice matere (mamine matere)

Z uporabo zgornjih barv ustvarite ločeno mapo za vsak priimek, na zavihek viseče datoteke vpišite imena s črnim trajnim označevalcem (ali tiskalne vložke na tiskalniku). Nato datoteke obesite po abecednem vrstnem redu v datoteko ali omaro glede na barvo (tj. Blues abecedno postavite v eno skupino, zelenice v drugo skupino itd.).

Če ste novi v rodoslovnih raziskavah, je to morda vse, kar morate storiti. Če ste nabrali veliko zapiskov in fotokopij, je zdaj čas, da se razdelite. Tukaj morate izbrati, kako želite organizirati datoteke. Dve najbolj priljubljeni metodi, o katerih smo govorili na strani 1 tega članka, sta:

1. z Priimek (nadalje razčlenjeno po potrebi glede na lokacijo in / ali vrsto zapisa)
2. z Par ali družinska skupina

Osnovna navodila za vlaganje so za vsakega enaka, razlika je predvsem v tem, kako so organizirani. Če še niste prepričani, katera metoda vam bo najbolj ustrezala, poskusite uporabiti metodo Priimek za en priimek in metodo Družinska skupina za eno ali dve družini. Oglejte si, katera vam najbolj ustreza, ali razvijte svojo kombinacijo.

Ustvarite seznam družinskih skupin za vsakega zakonskega para, ki je naveden na vaši rodovniški lestvici. Nato nastavite manilne mape za vsako družino, tako da na jeziček mape datotek dodate barvno nalepko. Barvo nalepke prilagodite barvi ustrezne družinske črte. Na vsako nalepko napišite imena para (s pomočjo dekliško ime za ženo) in številke iz vaše rodovniške karte (večina rodovniških grafikonov uporablja sistem številčenja ahnentafel). Primer: James OWENS in Mary CRISP, 4/5. Nato namestite te družinske mape v viseče mape za ustrezen priimek in barvo po abecednem vrstnem redu po moževem imenu ali v številčnem vrstnem redu po številkah iz vašega rodovnika grafikon.

Na sprednji strani vsake manilove mape prilepite zapis družinske skupine družine, ki bo služil kot kazalo. Če je bilo zakonskih zvez več, naredite ločeno mapo z zapisom družinske skupine za vsako drugo poroko. Vsaka družinska mapa mora vsebovati vse dokumente in zapiske iz časa zakonske zveze. Dokumenti, ki se nanašajo na dogodke pred sklenitvijo zakonske zveze, bi morali biti shranjeni v mapah njihovih staršev, na primer rojstni list in evidenca družinskega popisa.

Najprej razvrstite datoteke po priimku in nato ustvarite manilske mape za vsako od vrst zapisov, za katere imate papirje tako, da na zavihek mape datotek dodate barvno nalepko, ki barvo nalepke ujema z priimek. Na vsako nalepko napišite ime priimka, ki mu sledi vrsta zapisa. Primer: CRISP: Popis, CRISP: Zemljiške evidence. Nato te družinske mape postavite v viseče mape za ustrezen priimek in barvo, razporejene po abecednem vrstnem redu glede na vrsto zapisa.

Na sprednji strani vsake manilove mape ustvarite in priložite kazalo, ki indeksira vsebino mape. Nato dodajte vse dokumente in opombe, ki ustrezajo priimku in vrsti zapisa.