Kako napisati pritožbeno pismo

Tukaj je projekt, ki vas bo seznanil brainstorming in vam omogoči vadbo v skupinskem pisanju. Pridružili se boste s tremi ali štirimi pisci, da boste napisali skladbo pismo pritožbe (imenovane tudi a odškodninsko pismo).

Najboljša tema za to nalogo bo tista, ki vas in druge člane vaše skupine resnično zanima. Lahko pišete nadzorniku jedilnice, da se pritoži nad kakovostjo hrane, inštruktorju, ki se bo pritožil nad njegovo razvrščanjem politike, da se guvernerju pritožite zaradi zmanjšanja proračuna za izobraževanje - ne glede na to, za katere se člani vaše skupine zdijo zanimivi in vredno.

Začnite s predlaganjem tem in prosite enega člana skupine, naj si jih zapiše. Na tej točki se ne ustavite, da bi razpravljali ali ocenjevali teme: preprosto pripravite dolg seznam možnosti.

Ko napolnite stran s temami, se lahko med seboj odločite, o kateri želite pisati. Nato razpravljajte o točkah, za katere menite, da jih je treba izpostaviti v pismu.

Ponovno naj en član skupine spremlja te predloge. V dopisu boste morali razložiti težavo in pokazati, zakaj je treba vašo pritožbo jemati resno.

Na tej stopnji boste morda ugotovili, da morate za učinkovito razvijanje svojih idej zbrati dodatne informacije. Če je tako, prosite enega ali dva člana skupine, naj opravijo nekaj osnovnih raziskav in svoje ugotovitve vrnejo skupini.

Ko zberete dovolj gradiva za vaše pritožbeno pismo, izberite enega člana, ki bo sestavil grobo osnutek. Ko je to zaključeno, je treba osnutek prebrati na glas, tako da lahko vsi člani skupine priporočijo načine za njegovo izboljšanje z revizijo. Vsak član skupine bi moral imeti možnost, da pismo popravi v skladu s predlogi drugih.

Za vodenje svoje revizije boste morda želeli preučiti strukturo vzorčnega pritožbenega dopisa, ki sledi. Upoštevajte, da ima pismo tri različne dele:

• An uvod ki jasno določa predmet pritožbe.
• A odstavek telesa ki (a) jasno in natančno razloži naravo pritožbe in (b) bralcu zagotavlja vse informacije, potrebne za ustrezen odgovor.
• A sklep ki jasno navaja, katera dejanja so potrebna za odpravo težave.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgia 31419
1. novembra 2007
Frederick Rozco, predsednik
Korporacija Rozco
14641 Peachtree Boulevard
Atlanta, Georgia 303030
Spoštovani gospod Rozco:
15. oktobra 2007 sem kot odziv na posebno televizijsko ponudbo od vašega podjetja naročil toster za tores. Izdelek je prišel po pošti, očitno nepoškodovan, 22. oktobra. Vendar, ko sem še isti večer poskušal operirati toster Tressel, sem v stiski ugotovil, da je tako ne izpolnite svojih zahtevkov za zagotavljanje "hitre, varne, profesionalne frizure." Namesto tega mi je močno poškodoval las.
Po tem, ko sem sledil navodilom, da "toaster oddalim od drugih naprav na suhi pult" v svoji kopalnici, sem vstavil jekleni glavnik in čakal 60 sekund. Potem sem odstranil glavnik iz opekača in po navodilih za "Venusov curl" vroč glavnik speljal po laseh. Po samo nekaj sekundah pa sem zavohala goreče lase in tako glavnik takoj postavila nazaj v opekač. Ko sem to storil, so iz vtičnice odletele iskre. Dosegel sem, da sem odklopil toster, vendar sem bil prepozen: varovalka je že izgorela. Nekaj ​​minut kasneje sem se, potem ko sem zamenjal varovalko, pogledal v ogledalo in videl, da so se moji lasje razžagali na več mestih.
Vrnem Tressel Toaster (skupaj z neodprto steklenico šampona Un-Do) in pričakujem polno povračilo v višini 39,95 USD plus 5,90 USD za stroške pošiljanja. Poleg tega priložim potrdilo za lasuljo, ki sem jo kupil in jo bom moral nositi, dokler poškodovani lasje ne izrastejo. Prosim, pošljite mi ček v višini 303,67 dolarja, da pokrijem vračilo za toster za tores in stroške lasulje.
Lep pozdrav,
Annie Jolly

Opazite, kako je pisateljica svojo pritožbo podala z dejstvi in ​​ne s čustvi. Pismo je trdno in neposredno, a hkrati spoštljivo in vljudno.

Povabite enega člana vaše skupine, naj na glas prebere vaše pritožbeno pismo in nanj odgovori, kot da ga je prejel po pošti. Ali pritožba zvok veljaven in vredno jemati resno? Če je tako, prosite člane skupine, naj pregledajo, uredijo in lektorirano pismo dokončno, pri čemer kot vodnik uporabljate naslednji kontrolni seznam:

• Ali vaše pismo drži standardno obliko, prikazano v zgornjem primeru?
• Ali vaše pismo vsebuje uvod, besedilo in zaključek?
• Ali v vašem uvodnem odstavku jasno ni razvidno, nad čim se pritožujete?
• Ali vaš odstavek telesa jasno in konkretno razloži naravo pritožbe?
• Ali ste v odstavku besedila posredovali bralcu vse potrebne informacije, če želi učinkovito odgovoriti na vašo pritožbo?
• Ste svojo pritožbo posredovali mirno in jasno, opirajoč se na dejstva in ne na čustva?
• Ali ste jasno razvrstili informacije v svojem telesnem odstavku, tako da en stavek logično vodi do drugega?
• Ali ste v zaključku jasno povedali, katera dejanja želite sprejeti za bralca?
• Ste pismo natančno prebrali?