Zahtevek je a prepričljivpismo ga stranka pošlje podjetju ali agenciji, da ugotovi težavo z izdelkom ali storitvijo in se lahko navede tudi kot pritožba.
Običajno se odškodninsko pismo odpre (in se včasih zapre) z zahtevo po prilagoditvah, kot je povračilo, nadomestitev ali plačilo odškodnine, čeprav je pristen uvodni odstavek o transakciji ali izdelku najraje.
Kot metoda poslovno pisanje, pisni zahtevki se pošljejo kot pravno zavezujoča oblika komunikacije, ki lahko služi kot dokaz, če se zahtevek vloži na sodišču. V večini primerov sodni nastopi niso potrebni, ker prejemnik podjetja običajno pripravi odgovor v obliki obrazca prilagoditveno pismo, ki poravna zahtevek.
Glavni elementi zahtevka
Večina poslovnih strokovnjakov in znanstvenikov se strinja, da bi moral osnovni zahtevek vsebovati štiri temeljne elemente: jasno razlago pritožbe in razlago kakšen prepir je povzročil ali izgube zaradi tega, poziv na poštenost in poštenost ter izjavo o tem, kaj bi po vašem mnenju pošteno prilagodili vrnitev.
Natančnost v razlagi je ključnega pomena za to, da se trditev hitro in učinkovito reši, zato bi moral avtor zahtevka navesti čim več podrobnosti o pomanjkljivosti izdelka ali napake v prejeti storitvi, vključno z datumom in uro, znesek stroškov in številke prejema ali naročila ter vse druge podrobnosti, ki pomagajo natančno določiti, kaj je šlo narobe.
Neprijetnost, ki jo je povzročila ta napaka, in pritožba na bralčevo človečnost in sočutje sta prav tako pomembna pri tem, da iz trditve izvzamejo tisto, kar želi pisatelj. To zagotavlja bralcu motivacijo, da takoj ukrepa na pisateljevo zahtevo, da bi odpravil situacijo in ohranil stranko kot stranko.
Kot pravi R.C. Krišna Mohan piše v "Poslovni korespondenci in pisanju poročil", da bi "zagotovili hitro in zadovoljiv odgovor, pisno pritožbo se običajno napiše vodji enote ali oddelku, pristojnemu za napaka. "
Nasveti za učinkovito pismo
Ton pisma je treba ohraniti na vsaj poslovno raven, če ne celo poslovno, da bi ohranili strokovnost pri zahtevi. Poleg tega bi moral pisatelj pritožbo odložiti s predpostavko, da bo zahtevi ugodeno ob prejemu.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar in David A. Thomas v "Kako pisati prvovrstno poslovno korespondenco" piše, da bi morali "svoj zahtevek vložiti natančno in taktično" in da je najbolje, da se "izognete grožnjam, obtožbam ali prikritih namigov o tem, kaj boste storili, če zadeva ne bo rešena takoj. "
Vljudnost je daleč v svetu storitev za stranke, zato je bolje, da se obrnete na človeštvo prejemnika navajajo, kako je težava na vas vplivala osebno, namesto da bi grozili, da boste bojkotirali podjetje ali klevetali ime. Dogodijo se nesreče in delajo napake - ni razloga, da bi bili neljubi.