An prilagoditveno pismo ali a zahtevek za prilagoditev zahtevka je pisni odgovor predstavnika podjetja ali agencije na stranko odškodninsko pismo. Pojasnjuje, kako lahko težavo z izdelkom ali storitvijo rešimo (ali ne).
Kako ravnati z odzivom
Če je vaše podjetje prejelo odškodninsko pismo od stranke, boste svoj odgovor želeli obravnavati diplomatsko in s pravilnim "ti odnos"za hitro in učinkovito popravilo ali preprečevanje kakršne koli škode vašemu ugledu. Tudi če reklamacije ni mogoče rešiti točno tako, kot želi stranka ali moraš dati slabe novice, želite še vedno prevzeti pozitiven, profesionalen ton.
Andrea B. Geffner nadalje ilustrira:
"Prilagoditveno pismo se mora začeti s pozitivno izjavo, ki izraža sočutje in razumevanje. Že na začetku naj bralcu sporoči, kaj se dogaja, tej novi, dobri ali slabi, pa naj sledi razlaga. Pismo se mora končati z drugo pozitivno izjavo, ki ponovno potrjuje dobre namene podjetja in vrednost njegovih izdelkov, vendar nikoli ki se nanašajo na prvotno težavo.
"Ne glede na to, ali je krivo vaše podjetje, je treba odgovoriti tudi vljudno. Pismo o prilagoditvi bi moralo ne bodite negativni ali sumljivi; mora nikoli stranko obtožite ali nestrpno odobrite kakršno koli prilagoditev. Ne pozabite, da sta podoba in dobro ime vašega podjetja ogroženi, ko se odzovete na neupravičene trditve. "(" Kako napisati boljša poslovna pisma ", 4. izd.) Barronovi, 2007)
Bodite previdni, da nikoli ne obljubite nečesa, česar vaše podjetje ne more dostaviti (ali roka, ki ga ne morete izpolniti), ali pa bo to težavo samo še dodatno poostrilo. Stranki sporočite, da imate v mislih njegovo zanimanje, in odprite vrata, da bodo ohranili svojo dejavnost in za boljši uspeh v prihodnosti.
Tudi ko se časi spreminjajo, nekatere stvari ostajajo resnične. Dobri poslovni nasveti se v zadnjih 100 letih niso spremenili, kar je razvidno iz nasvetov O.C. Gallagher in L.B. Moulton v "Praktični poslovni angleščini" iz leta 1918:
"Vsako izkazovanje slabega počutja ali jeze v vašem prilagoditvenem pismu bo spodbijalo njegov namen. Brezbrižnost do pritožbe stranke ali zamuda pri odgovarjanju je prav tako usodna za nadaljnje poslovne odnose. Odnos "vi", ne "jaz" bo užaljeno stranko spravil v dobro humor in odprl pot za prijetno reševanje pritožbe. Pismo za prilagajanje, označeno s stanjem 'vi', postane prodajno pismo. "
Obravnava pritožb prek interneta
Ista vrsta nasvetov velja tudi za obravnavo pritožb ali slabih pregledov, ki se nalagajo podjetjem na internetu ali prek družbenih medijev. Še vedno morate biti diplomatski v svojem odzivu. Hitrost pri razširitvi pritožb je bistvenega pomena - vendar ne naglice.
- Ne pozabite, da lahko vse, kar vnesete v elektronsko sporočilo ali objavo, kopirate in posredujete svetu videti, in res je težko popolnoma izbrisati nekaj, ko ga objavite v spletu ali pritisnete na "pošlji".
- Naj ga nekdo prebere in preveri, ali ima kulturno občutljivost ali druge morebitne pasti, preden jih odloži.
- Izrežite se v lovu - naj bo besedilo, ki je v javnosti, kratko in natančno.
- Vedno se ohladite, ko se odzivate na kritike v spletu, sicer pa se težava lahko zavrti. Vsako besedilo v spletu vpliva na vašo blagovno znamko in ugled.
Uspešna rešitev pritožbe ali zahtevka ima tudi možnost, da se širi daleč naokoli, čeprav verjetno ne tako hitro ali na široko kot slab pregled ali pritožba, žal.
Viri
Gerald J. Alred, Charles T. Brusaw in Walter E. Oliu, "Priročnik poslovnega pisatelja", 10. izd. Macmillan, 2011.
Philip C. Kolin, "Uspešno pisanje v službi", 9. izd. Wadsworth Publishing, 2009.