V poslovno pisanje, tehnično pisanjein druge oblike kompozicija, navodila so pisna ali ustna navodila za izvedbo postopka ali izvajanje naloge. Imenuje se tudi poučno pisanje.
Navodila po korakih običajno uporabljajo stališče druge osebe (ti, tvoja, tvoja). Navodila so ponavadi v priročniku aktivni glas in nujno razpoloženje: Nagovorite svoje občinstvo neposredno.
Navodila so pogosto napisana v obliki oštevilčenih številk seznam da lahko uporabniki jasno prepoznajo zaporedje nalog.
Učinkovita navodila običajno vključujejo vizualne elemente (na primer slike, diagrame in diagrame poteka), ki ponazarjajo in razjasnijo besedilo. Navodila za mednarodno občinstvo se lahko zanesejo popolnoma na slikah in znanih simboli. (Ti se imenujejo besedna navodila.)
Opažanja in primeri
"Dobra navodila so nedvoumna, razumljiva, popolna, dosledna in učinkovita." (John M. Penrose in sod., Poslovna komunikacija za managerje: napreden pristop, 5. izd. Thomson, 2004)
Svetlejša stran navodil: Priročnik za nedavno umrle
Juno: Ok, ste že preučili priročnik?
Adam: No, poskusili smo.
Juno: Vse vmesno poglavje o preganjanju pravi vse. Spravite jih sami. To je tvoja hiša. Do hiš z gonitami ni enostavno priti mimo.
Barbara: No, tega ne razumemo čisto.
Juno: Slišal sem. Takoj si odtrgajte obraze. Očitno nima nič dobrega, če bi si pred ljudmi potegnil glavo, če te ne vidijo.
Adam: Morali bi začeti bolj preprosto potem?
Juno: Začnite preprosto, delajte, kar znate, uporabljajte svoje talente, vadite. Te lekcije bi se morali učiti od prvega dne. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin in Geena Davis v Beetlejuice, 1988)
Osnovne lastnosti
"Navodila ponavadi sledijo doslednemu koraku po korakih, ali opisujete, kako pripraviti kavo ali kako sestaviti avtomobilski motor. Tu so osnovne funkcije navodil:
- Specifična in natančna naslov
- Uvod z osnovnimi informacijami
- Seznam potrebnih delov, orodja in pogojev
- Zaporedno urejeni koraki
- Grafika
- Varnostni podatki
- Zaključek ki signalizira dokončanje naloge
Zaporedno urejeni koraki so osrednji del navodil in običajno zavzamejo velik del prostora v dokumentu. "
(Richard Johnson-Sheehan, Tehnično komuniciranje danes. Pearson, 2005)
Kontrolni seznam navodil za pisanje
- Uporabite kratke stavke in kratke odstavke.
- Točke razporedite po logičnem zaporedju.
- Dajte izjave specifična.
- Uporabi nujno razpoloženje.
- Najpomembnejšo postavko v vsakem stavku postavite na začetek.
- V vsakem stavku povejte eno stvar.
- Besedo izbirajte previdno, pri čemer se izogibajte žargon in tehnične pogoje, če lahko.
- Daj primer ali an analogija, če mislite, da lahko izjava zbudi bralca.
- Preverite izpolnjeni osnutek glede logike predstavitve.
- Ne izpustite korakov in ne delajte bližnjic.
(Prirejeno iz Natančno pisanje avtor Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)
Koristni namigi
"Navodila so lahko prostostoječi dokumenti ali del drugega dokumenta. V obeh primerih je najpogostejša napaka, da jih preveč zapletejo za občinstvo. Previdno razmislite o tehnični ravni svojih bralcev. Uporaba beli prostor, grafiko in druge elemente oblikovanja, da bodo navodila privlačna. Najpomembnejše je, da vključite napotke Previdnost, Opozorilo in Nevarnost prej korake, za katere se uporabljajo. "
(William Sanborn Pfeiffer, Žepni vodnik za tehnično komunikacijo, 4. izd. Pearson, 2007)
Navodila za testiranje
Če želite oceniti natančnost in jasnost nabora navodil, povabite enega ali več posameznikov, da sledijo vašim navodilom. Opazujte njihov napredek, da ugotovite, ali so vsi koraki pravilno opravljeni v razumnem času. Ko je postopek končan, prosite to preskusno skupino, da poroča o morebitnih težavah, ki jih imajo, in predlaga priporočila za izboljšanje navodil.