Pojasnilo kreditnih kartic podjetja: računovodske usmeritve

Oddelek računovodskih politik podjetja je odsek, kjer določite, kdo ima kreditne kartice podjetja in odgovornost za nastale stroške. Spodaj je vzorec tega razdelka postopkov, ki ga lahko prilagodimo vašim razmeram.

Zaposleni lahko dobijo dostop do kreditne kartice podjetja, kadar narava njihovega dela zahteva takšno uporabo. Kreditne kartice podjetja se smejo uporabljati samo za poslovne stroške in se ne smejo uporabljati za osebne stroške. Primeri poslovnih stroškov in odbitkov lahko vključujejo stroške domače pisarne, stroške za avto, izobraževanje in drugo.

Splošni namen izjave o politiki in postopku je zagotoviti, da se kreditne kartice podjetja uporabljajo za ustrezne namene in da se vzpostavi ustrezen nadzor za vsakodnevno uporabo. Politika kreditnih kartic podjetja velja za vse zaposlene, ki vzdržujejo kreditno kartico za uporabo v podjetju, in njihove vodje.

Odgovornost v skladu s politiko kreditnih kartic podjetja se razlikuje glede na vlogo osebe. Na primer, posamezniki imajo drugačno odgovornost kot upravljavci in nadzorniki.

• Posamezniki Kreditne kartice holdinga so odgovorne za:
  • Uporabljajte kartice samo za predvideni namen
  • Ohranjanje prejemkov in pojasnila za vse transakcije s kreditnimi karticami podjetja
  • Pridobitev dovoljenja za račune na kreditnih karticah
• Delujoči upravljavci / nadzorniki so odgovorni za:
  • Omejitev uporabe kreditnih kartic podjetja na tiste zaposlene, ki za poslovanje podjetja potrebujejo kartico
  • Pravočasno pregledovanje in odobritev računov kreditnih kartic, ki jih zaposleni uporabljajo, da se izognejo zamudnim plačilom
  • Ugotavljanje in zahtevanje omejitev na ravni kredita ali transakcij, potrebnih za posamezne kartice
• An računovodska služba je odgovoren za:
  • Zagotoviti, da so vse transakcije s kreditnimi karticami pravilno pooblaščene
  • Pravočasno obdelamo plačila za račune kreditnih kartic, da se izognemo zamudnim plačilom
  • Urejanje kreditnih ali transakcijskih omejitev za posamezne kartice

V pravilniku o kreditni kartici podjetja lahko obstajajo nekateri splošni pogoji, ki se jih morate zavedati. Tu so štiri pogoste besede in stavki:

• Splošna kreditna kartica: Kreditna kartica, ki se lahko uporablja v več obratih, kot je VISA, American Express ali MasterCard.
• Posebna kreditna kartica dobavitelja: Kreditna kartica, ki jo je mogoče uporabljati samo pri določenem dobavitelju, na primer plinskem ali pisarniškemu podjetju.
• Kreditni limit: Skupni znesek, ki ga lahko kreditna kartica naloži na kreditno kartico pred zavrnitvijo transakcij.
• Omejitev ravni transakcije: Skupna vrednost vsake posamezne transakcije, ki se lahko zaračuna na kartici, ali vrsta transakcije, ki se lahko zaračuna na kartici. Na primer, nekatere plinske družbe bodo omogočile kartice "samo za plin", ki jim zavračajo dobropis za druge nakupe na bencinski črpalki.

Zaposleni, ki uporabljajo kreditne kartice za poslovne stroške, morajo upoštevati postopek, ki ga določa podjetje. Običajno so v pravilniku podjetja določena naslednja pravila:

• Kreditne kartice je treba uporabljati samo za potrebe podjetja. Če ima dobavitelj zmogljivosti, bodo kartice ali transakcije posamezne zaposlene v času izdajanja računov kodirane posameznim zaposlenim za večji objekt.
• Zaposleni morajo obdržati in začetne prejemke ter zapisati namen stroškov na zadnji strani vsakega prejema.
• Uporaba kreditnih kartic podjetja za kakršne koli osebne stroške lahko povzroči disciplinski postopek do odpuščanja. Posledica tega je lahko, da se stroški odštejejo od naslednjega preverjanja plače zaposlenega.

Poleg upoštevanja postopka kreditne kartice podjetja morajo zaposleni upoštevati tudi pravila glede računov, pooblastil in plačil. Medtem ko vsako podjetje ponuja svojo edinstveno politiko, je naslednji primer, kar lahko na splošno pričakujete:

• Zaposleni predloži ustrezne prejemke skupaj s poročilom o odhodkih (pogosto imenovanim dobropis poročilo o izdatkih s kartico) ustreznemu nadzornemu organu ali upravitelju v enem tednu od nastanka odhodka. Telefaks ali skenirani dokumenti so sprejemljivi, če je zaposleni na potovanju in se ne bo vrnil v pisarno da bi dosegli enotedenski rok, pod pogojem, da se originalni potrdila predložijo po vrnitvi iz potovanje.
• Dajatve za predmete, pri katerih je bil potrdilo zamenjan, je treba pojasniti pooblastitelju, ki mora sprožiti posebno pristojbino in ob njem navesti „manjkajoče potrdilo“.
• Pooblaščeni nadzornik ali poslovodja potrdi, da so stroški upravičeni in ustrezni preden odobrite račun za plačilo, tako da označite "V redu plačam" in podpišete organ račun.
• Potrjeni račun se posreduje ustreznim računovodski oddelek za plačilo.
• Theračunovodska služba preveri pooblastilo in načrtuje plačilo računa za plačilo v skladu s pogoji pogodbe o kreditni kartici ter tako prepreči nepotrebne zamude pri plačilu.

Ko sprejemajo kreditno kartico podjetja, zaposleni po pregledu navadno podpišejo izjavo o politiki in postopku. Običajno pogodba vsebuje zgoraj navedene podatke in lahko ob podpisu zahteva številko vaše kartice in datum poteka. Spodaj je primer tega, kar boste našli na koncu obrazca:

Prebral sem in razumel izjavo o politiki in postopku [ime podjetja] za izdajo splošne kreditne kartice podjetja. S tem obrazcem dovolim družbi [ime podjetja], da odtegne (odšteje) svoje osebne predmete s plačilom, nepooblaščeni stroški in neprijavljenih stroškov, ki sem jih imel s svojo splošno kreditno kartico.