V internetu ne najdete informacij in nimate časa ali denarja za obisk sodne hiše. Brez problema! Uporaba poštne storitve za zahtevo po dokumentih, zapisih in drugih informacijah o vaši družini lahko prihrani ure vašega časa. Osmrtnice iz knjižnice, rojstni listi iz pisarna vitalnih zapisov, oporoke pred sodno hišo in poroke s cerkvijo so le nekateri od številnih zapisov, ki so na voljo po pošti.
Kakšne so smernice za raziskovalne zahteve?
Trik pri pridobivanju informacij po pošti je, da se seznanite z zapisi in politikami arhivov in shramb na območju, v katerem so živeli vaši predniki. Vprašanja, ki jih morate zastaviti pred zahtevo kopij po pošti, vključujejo:
- Ali lahko fotokopije dokumentov pošljete po pošti?
- Kateri zapisi so na voljo? Za katera časovna obdobja?
- So bili zapisi indeksirani?
- Ali lahko indekse za določen priimek dobite po pošti?
- Kakšni so stroški za pridobitev kopij?
- Ali je za osebno zahtevo kopij po pošti ali obiska mogoče doplačati?
- Kateri načini plačila so sprejeti?
- Ali je mogoče zahteve poslati po faksu ali po e-pošti?
- Ali je potrebno popolno citiranje (natančno ime, datum itd.) Ali je mogoče opraviti iskanje?
- Kolikšen je povprečni čas obratovanja za rodoslovne zahteve?
Indeksi so ključni
Za lažje zahtevanje rodoslovnih zapisov po pošti pomaga najprej pridobiti dostop do vseh objavljenih indeksov. Kazalniki olajšajo iskanje vašega priimka, preverite morebitne sorodnike, ki živijo na tem območju, in preučite možne črkovalne različice. Prav tako vam omogočajo, da preprosto zahtevate posebne dokumente z navedbo obsega in številke strani ali potrdila. Številni objekti nimajo sredstev za izvajanje rodoslovnih raziskav, vendar jih večina z veseljem nudi kopije dokumentov, kadar so jim zagotovljene posebne informacije o viru, pridobljene s kazalom.
Številna zemljiška dejanja, vitalne evidence, evidence o imigraciji in oporoke so indeksirani in jih je mogoče pridobiti na mikrofilmu prek vašega lokalnega Center družinske zgodovine ali prek spleta Družinsko iskanje. Na objekt lahko (na primer v pisarno) lahko tudi neposredno pišete in zahtevate kopije indeksov za določen priimek ali časovni okvir. Vendar ne bodo vsi repozitoriji nudili te storitve.
Dopisujte z zaupanjem
Če ne želite poslati samo ene zahteve, je koristno uporabiti obrazec, imenovan dnevnik korespondence pomagali ste spremljati zahteve, ki jih pošiljate, odgovore, ki jih prejmete, in podatke, ki jih imate pridobljeno. Z dnevnikom dopisovanja zapišite datum svoje zahteve, ime osebe ali arhivov, s katerimi se dopisujete, in zahtevane podatke. Ko prejmete odgovor, zapišite datum in prejete podatke.
Ko zahtevate informacije in dokumente po pošti, hranite svoje zahteve kratke in natančne. Poskusite, da ne zahtevate več kot ene ali dveh zapisov na transakcijo, razen če niste vnaprej preverili osebe, ki obravnava vašo zahtevo. Nekateri objekti zahtevajo, da se vsaka posamezna zahteva obravnava v ločeni transakciji, medtem ko bodo drugi z veseljem kopirali dva ducata dokumentov za vas. Vključite plačilo, če je potrebno, skupaj s svojim pismom. Če plačilo ni potrebno, je vedno lepo ponuditi donacijo. Knjižnice, rodoslovna društva in cerkve še posebej cenijo to gesto. Nekatera skladišča vam lahko pošljejo račun po prejetju vaše prvotne zahteve glede na dejansko število fotokopij, ki jih zahtevajo dokumenti, ki ste jih zahtevali. V večini primerov boste morali plačilo položiti pred prejemom kopij.
Nasveti za zagotovitev odziva
Najboljše možnosti za spodbujanje uspešnega odgovora na vaše zahteve:
- Naj bo vaše pismo kratko in preprosto. Navedite, katere podatke potrebujete in vključite samo osnovne podatke, ki lahko nekomu pomagajo najti odgovor na vašo zahtevo.
- Vključite nadomestne črkovanja imen, vzdevke itd. pod katerimi je mogoče najti kakršne koli zapise.
- Vedno vsebujte kuverto z lastnim naslovom (SASE)
- Na pismu vključite svoje ime in naslov ter SASE
- S svojim pismom vključite e-poštni naslov in telefonsko številko. Tako lahko oseba, ki obravnava vašo zahtevo, hitro stopi v stik z vami, če ima kakršna koli vprašanja.
- Bodite vljudni in vljudni. "Prosim" in "hvala" gre daleč.
- Preberite pismo za slovnico in črkovanje, pri čemer poskrbite, da bo vaša prošnja enostavno razumljiva in da ste vključili natančna imena, datume in kraje.
- Shranite kopijo svojega pisma, vsaj dokler ne prejmete odgovora, in si ga zapišite v svoj dnevnik dopisovanja.
Veliko vaših rodoslovnih raziskav lahko uspešno opravite po pošti, če opravljate domačo nalogo, ste v vsej svoji korespondenci vljudni in obzirni in dobro spremljate svoje rezultate. Srečen lov!